グループウェア・イントラネット構築で何ができるのか?

社内に複数のパソコンがある場合、グループウェア・イントラネット構築することでビジネスがよりスムーズになるメリットがあるかもしれません。どんなビジネスをしているのか、どんなタイプの機能があるとビジネスに生かせたり便利になるのか、まずニーズがあることがグループウェア・イントラネット構築においては必要ですが、構築することによってどんな機能が可能になるのかを知っているだけでも、仕事がより効率的に迅速化できるなどの効果が期待できます。

グループウェア・イントラネット構築を導入すると、社内でのみ有効な社内LANによって、社外には出さない書類や情報などを共有でき、内部のコミュニケーション活性化が可能になります。その一つに電子メール機能があり、社内LANがなければ社員一人一人のメールアドレスはバラバラになり、コスト削減のために無料メールを使っていると情報の流出など万が一のトラブルが心配です。グループウェア・イントラネット構築することによって、社員全員に電子メールを提供できるので、社内でのコミュニケーションが活性化されます。

また、社員全員がビジネス用の電子メールを使うことで、外部とのコミュニケーションもスムーズで迅速に進めることが可能になります。

また、遠隔地のメンバー同士でも打ち合わせや議論が行える電子会議室を利用できたり、テレビ会議機能を活用することで遠く離れている相手とも電話のように声だけではなく、顔や表情を見ながらコミュニケーションができるようになります。これまでかかっていた出張費用などが削減できるので、企業によっては大幅なコスト削減となるでしょう。それだけではありません。

グループウェア・イントラネット構築によって、社内で情報やアイデアを共有できるデータベースを管理することが可能になります。これまでは紙ベースで流していた回覧板などが必要なくなりますし、文書共有機能を使うことによって誰もが社内のデータベースにアクセスし、迅速に必要な資料に目を通すことができるようになります。グループウェア・イントラネット構築は、最初からすべての機能が完備されているというわけではありません。どんな機能があると便利かはビジネスの規模や種類、業態によっても異なりますから、どんな機能が必要なのかを考えてから、グループウェア・イントラネット構築の必要性を考えると良いでしょう。

近年では、WEBブラウザを使うことで簡単にイントラネットの機能が使えるようなソフトがたくさん販売されています。